الفقرة الحادية عشر معاون المعتمد يكون من العلماء الدينيين العدول وهو الذي يقوم بأعمال المعتمد عند غيابه ويساعده في اعماله بطلب منه.

الفقرة الثانية عشر امين السر يكون من العلماء والدينيين العدول وهو الذي يهي‌ء للرئيس كل ما يرد من المخابرات والمقترحات للنظر فيها قبل انعقاد مجلس الادارة وينظم القرارات ويقوم بالدعوة للاجتماعات وتلاوة محاضر الجلسات وتنفيذ المقررات وتسجيلها وتعقيب اعمال اللجان وحفظ سجلات المدرسة وانجاز مطبوعاتها وعنده مجموعة من السجلات.

1 سجل القرارات وينسخ فيه جميع ما يقرره مجلس المدرسة اثناء انعقاد جلسته ويأخذ تواقيع مقرريها بعد تلاوتها.

2 سجل النسخ وينسخ فيه جميع ما ترسله المدرسة من الرسائل وما يرد اليها.

3 سجل الابحاث ويذكر فيه جميع الاقتراحات التي تعرض على المجلس الإداري.

4 سجل المجلس العام ويذكر فيه جميع التقارير التي تلاها امين السر في اجتماعات المجالس العامة او المجالس غير العادية ويضاف اليه ذكر اسماء من انتخبهم المجلس العام للمجلس الإداري في القائمة الأولى.

5 سجل الأعضاء يثبت فيه اسماء جميع الأعضاء بحسب تاريخ الانتماء وتاريخ اشتراكه ورقمه المتسلسل.

6 سجل الطلاب يثبت فيه اسماء جميع الطلاب وتسلسلهم ومرتبة صفوفهم وتاريخ تسجيلهم وهوياتهم ووثائقهم.

7 سجل الامتحان يثبت فيه درجات جميع الممتحنين وتاريخ الامتحان.

8 سجل الغائبين يثبت فيه عدد الأيام التي غاب فيها المدرس والطالب.

9 سجل الإجازات يثبت فيه اسماء جميع المجازين من المدرسين والطلاب ومدة الإجازة والتاريخ.

10 سجل المدعوين يذكر فيه اسماء جميع من تدعوه المدرسة من غير الأعضاء مرتباً على مراكزهم مذكورا فيه محلات اقامتهم.

11 سجل الأثاث يذكر فيه جميع مقتنيات المدرسة.

12 سجل الزائرين يسجل فيه الزائرون اسماءهم وما يدونونه من الملاحظات (وينبغي ان يحتفظ امين السر بما يلي):

1 قمطر كبير لحفظ ما يرد على المجلس الإداري من المكاتبات الخطية مقسما على الحروف الهجائية.

2 حفظ ما يرد على المجلس الإداري من النشرات المطبوعة والصحف والمجلات والمؤلفات وتسجيلها وتاريخ استلامها.

3 حفظ نسخة من كل ما تطبعه المدرسة من النشرات ويكتب عليها مقدار المطبوع وتاريخ طبعها.

4- حفظ تقارير كل لجنة من اللجان الدائمة والمؤقتة.